Liaisons dans Excel
1-Liaisons entre feuilles
2-Liaisons entre classeurs
3-Liaisons avec Word
1-Liaisons entre feuilles
Il est possible d'insérer sur une feuille des fonctions faisant référence à des cellules situées sur une autre feuille.
Dans notre exemple, il faut compléter les bilans trimestriels de plusieurs élèves en utilisant des coefficients dont la valeur se trouve sur la première feuille.
Trois feuilles ont été créées: une nommée "Coefficients", les deux autres avec chacune un nom d'élève.
Pour saisir les données identiques dans plusieurs feuilles, on peut sélectionner celles que l'on désire compléter:
On clique sur l'onglet de la première feuille, puis en maintenant la touche CTRL enfoncée, on sélectionne la seconde feuille et ainsi de suite.
A partir de là, tout ce qui sera saisi dans une feuille se reproduira sur la seconde, exactement au même endroit.
Toute modification effectuée sur la première feuille se répercutera sur les autres feuilles de la sélection.
Par contre, une fois les feuilles déselectionnées, seule la feuille active sera concernée par d'éventuelles modifications ou saisies.
Pour déselectionner l'ensemble des feuilles:
- cliquez sur l'onglet d'une feuille non sélectionnée
- utilisez l'option "Dissocier" du menu contextuel qui apparaît lorsqu'on clique sur un des onglets avec le bouton droit de la souris
Pour déselectionner une ou plusieurs feuilles, on procède comme indiqué précédemment pour la sélection, avec CTRL et en cliquant sur l'onglet de la feuille à enlever.
Une seconde méthode consiste à créer des liaisons entre les feuilles:
Cette méthode permettra de compléter et/ou de modifier les feuilles sans avoir à les sélectionner à chaque fois. Tout sera automatisé dans les cellules liées.
Etape 1:
On sélectionne les deux feuilles avec les noms des élèves. Puis on se positionne sur la cellule A4.
On saisit le signe =,
puis on passe sur la feuille "Coefficients", où l'on choisit la cellule avec "Français".
L'adresse de la cellule est Coefficients (Nom de la feuille)! A2 (Coordonnées de la cellule).
On valide avec "Entrée", Excel retourne sur la feuille de l'élève et on voit apparaître le contenu de la cellule de la feuille "Coefficients"
Pour compléter avec les autres matières, il suffit de recopier la formule vers le bas.
Ces liaisons fonctionnent également avec les formules de calcul:
- pour le calcul de la note avec coefficient, on utilise le même procédé:
B4: adresse de la cellule contenant la note sans coefficient.
On multiplie cette note par le coefficient situé en B2 sur la feuille "Coefficients".
Pour modifier les données ou les formules des cellules liées, il faudra impérativement effectuer les changements sur la feuille qui sert de référence pour les liaisons (Dans notre exemple, la feuille "Coefficients").
Toute modification effectuée dans une des cellules liées de la feuille "Coefficient" se répercute sur les autres feuilles.
2-Liaisons entre classeurs
Les liaisons entre classeurs fonctionnent selon le même principe.
La méthode la plus pratique est d'ouvrir les classeurs concernés les uns à côté des autres.
Le premier classeur concerne l'élève Dupont Paul, le second les barèmes.
Pour effectuer la liaison, il suffit de saisir la fonction dans la cellule C3 du classeur "Dupont Paul", puis de cliquer dans la cellule B5 de la feuille "Coefficients" du classeur ".
La formule est la suivante:
B3 : cellule où se trouve la note hors coefficient.
* : multiplié
Barèmes.xlsx: nom du classeur dans lequel se trouve le coefficient.
Coefficients: nom de la feuille où se trouvent les coefficients.
B2: adresse de la cellule contenant la valeur du coefficient.
Excel met l'adresse de B2 en adresse absolue>> $B$2. Si vous voulez recopier la formule pour les autres cellules, transformez la en adresse relative en supprimant le symbole $.
Pour les autres matières, il suffit de copier la formule vers le bas
Par défaut, les liaisons sont mises à jour automatiquement chaque fois que vous ouvrez le fichier de destination (Dans l'exemple: le fichier de l'élève)  ou chaque fois que le fichier source (Dans l'exemple: le fichier "Barèmes")  est modifié alors que le fichier de destination est ouvert.
Lorsque vous ouvrez le classeur, une invite de démarrage vous demande si vous souhaitez mettre à jour les liaisons.
Si vous utilisez une formule pour lier des données issues d'autres programmes, celles-ci sont automatiquement mises à jour dans Microsoft Excel chaque fois qu'elles sont modifiées dans l'autre programme.
3-Liaisons Excel - Word
Il est nécessaire de distinguer les objets liés et les objets incorporés.
Incorporer des objets
Lorsque vous incorporez un objet Excel, les informations contenues dans le fichier Word ne changent pas si vous modifiez le fichier source. Les objets incorporés s'intègrent au fichier Word et, une fois insérés, ne font plus partie du fichier source.
On incorpore des objets en les copiant ou en les insérant dans la feuille Word.
Il suffit de sélectionner les cellules que l'on veut copier, puis de les coller dans Word.
La sélection est copiée sous forme de tableau Word.
Lier des objets
Lorsqu'un objet est lié, les informations seront mises à jour si le fichier source (Excel) est modifié. Les données liées sont gardées dans le fichier source. Le fichier Word, ou le fichier de destination, ne stocke que l'emplacement du fichier source et affiche une représentation des données liées.
Pour effectuer ce collage, il faut sélectionner les cellules concernées, cliquer sur copier, aller sur la feuille Word à l'emplacement où les cellules Excel devront être insérées.
Dans Word 2003:
Menu "Édition >>> collage spécial >>> Collage avec liaison"
Sélectionnez "Texte mis en forme(RTF)", ou "Image" ou "Format HTML"
Cliquez sur "OK".
Dans Exczl 2007/2010:
Sélectionnez les cellules à copier.
Dans le menu "Accueil", cliquez sur "Copier".
Passez dans Word. Dans la barre "Accueil", ouvrez le menu "Coller" et choisissez "Collage spécial".
Comme dans Word 2003, choisissez "Collage avec liaison", puis une des propositions de collage. Validez avec "OK".
Le collage s'effectue.
Il est possible de mettre en forme le tableau ainsi créé.
A partir de ce collage, toute modification dans un des champs Excel, se répercutera dans Word.
Excel
Mise à jour des données liées
Par défaut, les objets liés sont automatiquement mis à jour:
Word actualise les informations liées à chaque ouverture du fichier Word ou à chaque modification apportée au fichier Excel source si le fichier Word est également ouvert.
Il est possible de modifier les paramètres des objets liés individuels pour empêcher leur mise à jour ou n'autoriser que les mises à jour manuelles.
Mise à jour manuelle
Word 2003: Menu "Édition >>> Liaisons". Utilisez ensuite la boîte de dialogue suivante:
Word 2007: Bouton "Office >>> Préparer >>> Modifier les liens d'accès au fichier"
Word 2010: Enregistrer le fichier Word, puis "Fichier >>> Informations >>> Modifier les liens d'accès aux fichiers (En bas à droite)"
Mise à jour automatique
Dans Word 2003, menu "Outils >>> Options"
1-Mise à jour des liaisons à l'ouverture du fichier.
2-Mise à jour des liaisons avant impression
Dans Word 2010, menu "Fichier >>> Options"
1-Mise à jour des liaisons à l'ouverture du fichier.
2-Mise à jour des liaisons avant impression