Fusion et publipostage dans Word 2010
9-Insérer des mots clés
Les illustrations sous lesquelles figure une loupe sont réduites. Passez la souris dessus pour les agrandir.
Cette option se présente sous la forme d'un menu déroulant.
Cliquez dans l'image
Demander (ou ASK)
Ce choix permet de paramétrer une boîte de dialogue qui apparaîtra lors de la fusion. Ceci permet d'ajouter une information supplémentaire dans chaque lettre. Cette info s'inscrira à l'emplacement d'un signet que vous aurez préalablement créé.
Exemple:
Une société envoie à ses clients un courrier pour les remercier de leurs commandes et leur indiquer une date de réception :
Cet envoi se fera sous forme de publipostage. Les coordonnées des clients seront extraites d'un fichier d'adresses.
La date d'envoi du courrier sera entrée grâce à l'insertion d'un champ « date »
La date de réception sera introduite grâce à l'option « demander »,dans « insérer un mot-clé ».
Nous allons étudier comment intégrer toutes ces données.
Étape 1 :
On rédige la lettre type, puis on insère les champs correspondant à l'adresse du client ainsi que les titres et les civilités (voir la fiche «Insérer les champs de fusion »).
Étape 2
Pour insérer la date du jour, on va dans le menu "Insertion >>> Date et heure", ou dans "QuickPart >>> Champ". Dans la boîte de dialogue, on cherche l'option "Date" et le format souhaité.
Option "Insérer date et heure"
Option "Insertion >>> QuickPart >>> Champ"
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Étape 3
Demander la date de réception.
Il est possible de se placer sur une ligne vide ou à l'emplacement ou doit figurer la date. Dans notre exemple, c'est une ligne blanche qui a été choisie.
Dans "Insérer un mot-clé", cliquez sur "Demander". Il faut compléter la boîte de dialogue.
Signet: mettre un nom (pas d'espaces >>> mettre un trait "_")
Invite: saisir le texte qui se trouvera dans la boîte de dialogue lors de la fusion.
Texte par défaut du signet: si le texte ne varie pas pour une période donnée, on peut noter ce texte par défaut.
Demander une seule fois: pour éviter, dans le cadre d'un publipostage, que la question ne soit posée à chaque lettre.
On valide et on obtient ceci:
On se place ensuite à l'emplacement où devra figurer la date.
Menu "Insertion >>> Quickpart >>> Champ". Cliquez sur "Réf" puis choisissez le signet "date_reception".
Quand tout est validé, ceci apparaît sur la lettre:
On lance la fusion. Il faut compléter la boîte de dialogue.
On obtient la lettre suivante:
10-Remplir (Fillin)
Il suffit de placer le curseur à l'emplacement voulu (Ici, la date de réception) et de compléter la boîte de dialogue.
Sur la lettre, après validation, apparaît la formule suivante: {FILLIN "28/02/2012/"\o} Lors de la fusion, il suffira de compléter la boîte de dialogue pour saisir la date.
Si ... alors ... sinon
Cette option permet d'insérer un texte conditionnel en fonction du contenu d'un champ.
Dans l'exemple ci-dessous, on va demander pour chaque lettre, que la civilité soit précédée de "Cher" ou "Chère" selon que l'on a affaire à un homme ou à une femme.
On place le curseur au point d'insertion, puis on choisit l'option "Si ... alors ... sinon". Il faut paramétrer la boîte de dialogue suivante:
Après validation, la lettre est ainsi modifiée:
La fusion donne le résultat suivant:
Numéro enregistrement de fusion
Insère un champ pour afficher le numéro d'enregistrement dans le document (Équivalent du champ MERGEREC). Le numéro d'enregistrement correspond à l'ordre dans la base de données.
Le numéro peut donc ne pas être chronologique si vous avez trié ou filtré les enregistrements dans la fusion.
Numéro séquence de fusion
Contrairement à l'option précédente, les numéros sont attribués par ordre chronologique de fusion.
Suivant
Permet de fusionner l'enregistrement suivant sur la même feuille (Par défaut il y a toujours un saut de page entre chaque enregistrement).
Suivant ... si
Il s'agit de la même chose que l'option précédente, mais de façon conditionnelle.
Dans cet exemple, seules les lettres adressées à un homme seront fusionnées.
Définir signet
Permet d'insérer un signet à l'emplacement du curseur.
Sauter l'enregistrement ... si
Crée un filtre qui permet d'éliminer des enregistrements lors de la fusion.
Dans l'exemple ci-dessus, les destinataires qui ne résident pas à Nice ne recevront pas de lettre.
11-Faire correspondre les champs
Le bouton "Faire correspondre les champs" permet de faire correspondre les noms des champs prédéfinis par défaut dans Word 2010 avec ceux figurant dans votre liste de données.
Dans la colonne de gauche figurent les noms prédéfinis.
A droite, les listes déroulantes contiennent les champs de votre liste. Il suffit de faire correspondre les deux colonnes.